W ostatnich latach zakupy online stały się niezwykle proste – możemy kupić produkty z najdalszych zakątków świata, w kilku kliknięciach spersonalizować mebel, przymierzyć kapelusz czy wybrać okulary, które idealnie pasują do kształtu naszej twarzy. Możemy skorzystać z odroczonej płatności, błyskawicznej dostawy i darmowego zwrotu. A wszystko to, nie ruszając się zza komputera. Jeśli więc zakupy konsumenckie stały się takie proste... to dlaczego w sektorze biznesowym wciąż pokutują przestarzałe metody sprzedaży wręcz utrudniające działom zakupów ich codzienną pracę?
Przez lata współpracy z firmami regularnie zamawiającymi elementy z tworzyw sztucznych, widzieliśmy dziesiątki wewnętrznych procesów zakupowych, sprowadzanie ofert do wspólnego mianownika i frustrację spowodowaną czekaniem na wyceny, rekalkulacje czy tłumaczenie dostawcy specyfiki branży klienta. Te doświadczenia skłoniły nas do stworzenia platformy PlasticExpress - intuicyjnego narzędzia do zlecania wycinania elementów z tworzyw sztucznych, będącego jednocześnie platformą do zarządzania zakupem, w której można śledzić statusu zamówienia, historię zamówień czy ponawiać i rekalkulować zakup. Stworzyliśmy narzędzie, które ułatwia codzienną pracę działom zakupów.
Jak działa platforma PlasticExpress?
Posłużymy się przykładem. Firma X zajmuje się produkcją parkometrów i biletomatów, co powoduje, że ma stałe potrzeby w zakresie elementów ciętych z płyt z tworzyw sztucznych. Dotychczas, pani Basia z działu zakupów zamawiała te elementy, wysyłając maile do dostawców i organizując konkursy ofert. Często musiała ponaglać dostawców, by otrzymać ofertę na czas, a także konsultować się z konstruktorami i projektantami w celu odpowiedzi na techniczne pytania dostawców, co wydłużało cały proces zamówienia. Czasami zanim pani Basi udało się dopiąć wszystkie szczegóły, ale oferta straciła na aktualności ze względu na zmianę cen surowców. Te powtarzające się problemy skłoniły firmę X do poszukiwania nowego dostawcy - tak trafili do Plastic Express.
Pani Basia, która zarządza działem zakupów w firmie X, została objęta opieką naszego doradcy, który po wstępnej rozmowie i analizie potrzeb:
- Przypisał firmie indywidualne warunki handlowe - po zalogowaniu na platformę, firma X ma dostęp do aktualnych wycen z uwzględnieniem przypisanych rabatów.
- Nadał firmie dostęp do platformy PlasticExpress - zarówno pani Basi zarządzającej działem zakupów, jak i jej dwóm współpracownikom, którzy zastępują ją podczas nieobecności. Dzięki temu wszystkie informacje o aktualnych i historycznych zamówieniach firmy są dostępne w formie online.
Dziś firma X może szybko otrzymać wycenę na trzy sposoby:
- Wysłać zapytanie tradycyjnym mailem (czas reakcji wynosi średnio 2 godziny).
- Załadować pliki projektowe na platformę PlasticExpress.
- Sprawdzić cenę w konfiguratorze zamówienia na platformie (polecane dla prostych kształtów).
Wyceniony produkt automatycznie zostaje zapisany na koncie klienta na platformie. Można go zamówić w dowolnym momencie, bez obawy o dezaktualizację ceny. Platforma zbudowana jest tak, aby pokazywać rzeczywistą cenę zamówienia; przykładowo: jeśli cena rynkowa surowca, z którego korzysta firma X spada, cena zamówienia również automatycznie spadnie. Robiąc zamówienie przez platformę pani Basia nie musi niczego potwierdzać, cena, którą widzi po zalogowaniu jest aktualna i wiążąca. Dzięki temu nie musi czekać na rekalkulację czy kolejną wycenę, jeśli musi zmienić wolumen zamówienia lub po prostu chce je ponowić po dłuższym czasie. Złożenie zamówienia zajmuje jej nie więcej niż 2 minuty.
Wiele różnych elementów z plexi – zarządzanie zamówieniem
Z czasem, ze względu na poszerzenie portfolio, dział zakupów pani Basi zaczął zamawiać wiele innych elementów z tworzyw sztucznych. Platforma PlasticExpress umożliwiła im zgromadzenie w jednym miejscu wszystkich projektów, uporządkowanie ich i nadanie własnych, wewnętrznych indeksów, co zdecydowanie ułatwiło ponawianie zamówień, nawet jeśli dział zakupów otrzymywał za każdym razem nowe pliki od konstruktora.
Dodatkowo pani Basia za pomocą platformy PlasticExpress nadaje każdemu zamówieniu własną referencję, która pojawia się na przesyłce, ułatwiając w ten sposób codzienną pracę działu zaopatrzenia, który posługuje się wewnętrznymi numerami zamówień.
Każdorazowo po złożeniu zlecenia dział zakupów może śledzić na platformie status zamówienia. Każda jego zmiana - przyjęcie zamówienia, rozpoczęcie produkcji, wysyłka, jest dodatkowo sygnalizowana powiadomieniem mailowym, a informacja o wysłaniu zamówienia zawiera link do śledzenia przesyłki na stronie wybranego przewoźnika. Po zrealizowaniu zamówienia na platformie dostępna jest faktura VAT.
Czy korzystanie z platformy PlasticExpress to dodatkowa praca dla działu zakupów?
Korzystanie z platformy nie koliduje z wewnętrznymi procedurami klientów, ani nie dokłada w żaden sposób dodatkowej pracy. Większość dużych firm w naszym portfolio nadal korzysta z zapytań mailowych, jednak używa platformy PlasticExpress do szeroko pojętego zarządzania zamówieniami. Obsługa samej platformy jest naprawdę prosta – zaprojektowaliśmy ją tak, by nawet osoby bez doświadczenia w zakupach online mogły z łatwością korzystać z jej funkcji. Podczas tworzenia platformy przyświecała nam idea – usprawnić codzienną pracę działu zakupów i realizować zlecenia tak szybko, jak to tylko możliwe. O tym jak szybko możemy zrealizować zamówienie możesz przeczytać tutaj.